בעסקים, חשוב להיות יעילים ולשמור את האצבע על הדופק. בעלי עסקים רבים חושבים שאם משהו עובד כמו שצריך אסור לשנות אותו מחשש לקלקול. מה שהם לא מבינים שלא תמיד מה שנראה כאילו הוא עובד כמו שצריך הוא באמת כזה, ולעתים יש בעיות מתחת לפני השטח שאם לא יטפלו בהן הן יכרסמו בעסק וביעילות שלו. לכן חשוב מאוד מדי פעם לעצור רגע, להתבונן בצורה ביקורתית וכנה על העסק ולהכין תוכנית התייעלות עסקית.
מהי תוכנית התייעלות עסקית
תוכנית התייעלות עסקית היא תוכנית אשר מטרתה לזהות נקודות באופן ההתנהלות של העסק שאם ישנו אותן, אפילו במעט, היעילות של אותו רכיב בעסק תשתפר ויחד איתה היעילות של העסק כולו תשתפר. נקודות להתייעלות יכולות להימצא בכל מקום בעסק, והכי חשוב – בכל הדרגים. ניקח דוגמה טריוויאלית שנשמעת אפילו טפשית אך יכולה לחסוך כסף רב: הוצאות החשמל על התאורה. בתי עסק רבים נוטים להשאיר את האורות דלוקים שלא לצורך, לדוגמה בחדרי ישיבות אשר לא נעשה בהם שימוש או אפילו כאשר המשרד סגור. על ידי כיבוי של האורות בתי עסק אלו יכולים לחסוך כסף רב, אשר יופנה למטרות חשובות יותר של העסק. דוגמה אחרת לאופן שבו תוכנית עסקית יכולה לשפר את העבודה של העסק היא התקשורת הפנימית בין העובדים. לעתים שימוש בתוכנות מסרים מיידיים פנים ארגוניות יכול לשפר את התקשורת בתוך משרדי העסק, לקצר תהליכים וליעל תהליכים.
תוכנית התייעלות עסקית – לא רק במשבר
בעלי עסקים נוטים לחשוב שצריך ליזום תוכנית עסקית רק כשהעסק נקלע למשבר במכירות, משבר ניהולי וכדומה. זה לא נכון. כאשר מכינים תוכנית התייעלות עסקית בזמן משבר, נהוג לכנות אותה תוכנית הבראה. בימים שבהם העסק מתנהל על מי מנוחות אין צורך בתוכנית הבראה אלא דווקא בתוכנית שקולה אשר לוקחת את הזמן להתבונן בעסק ולהבין אותו, לא מתוך לחץ אלא מתוך רצון אמיתי לשפר ולייעל תהליכים. כך, תוכנית התייעלות עסקית משפרת תהליכים בריאים והופכת אותם לבריאים יותר, ולכן ליעילים יותר, עבור העסק כולו.
כתיבת תגובה